プロが実践する良質なプラン作成のコツ3選①

出張時の航空券やホテルなどの各種手配の方法は多岐に渡ります。

• 出張者が各自で検索して手配をしている
• 社内の出張者全員の手配を担当者が一括で担当している
• 旅行代理店にお任せし、プロのオペレーターが手配を担っている

それぞれの方法を総合的に比べて、プロのオペレーターに手配を委託することが好ましいと考えられています。
その理由を説明するために、プロのオペレーターが作成するプランの特徴から見ていきましょう。

オペレーターによる手配の特徴

主な特徴は以下の3つが挙げられます。

1. 出張者に負担の少ないプラン
2. 安全性が最大限考慮されているプラン
3. 手配内容に網羅性のあるプラン

その中でも今回は、プラン作成の面から出張者への負担を軽減するために考慮している点をご紹介します。

特徴①　出張者に負担の少ないプラン

移動時間を減らす工夫

フライト中にリラックスできず、身体的負担を感じる人は数多くいらっしゃるのではないでしょうか。フライト時間は出来るだけ短く収めたいものです。
経路選択の際に、抑えるべき注意点を考慮するだけでこの希望を沿ったプランを作成することが出来ます。

訪問先までの経路の候補は多数考えられますが、最適な経路を選択するだけでヨーロッパ方面の渡航では合計所要時間を平均3〜5時間も削減することが可能になります。

行き先に応じた適切な経由地選定

具体的にドイツ・ベルリンへの出張を想定してご紹介します。
日本からヨーロッパへの経路は中東経由、ヨーロッパ経由、アジア経由が主要路線となっています。（アジア経由では乗継回数が2回以上になることが多数なため今回は候補に入れません）
各経路での乗継時間含めない実質所用時間から比較していきます。

中東（ドーハ）経由の場合
成田ードーハ間：11時間30分、ドーハーベルリン間：6時間00分、合計：17時間30分

ヨーロッパ（モスクワ）経由の場合
成田ーモスクワ間：9時間50分、モスクワーベルリン間：2時間50分、合計：12時間40分

このように経由地が異なるだけで大幅に時間が変動するのです。
これらの数字からも明らかですが、ヨーロッパへの渡航の際に中東経由で行かれることはおすすめしません。
エミレーツ航空、エティハド航空、カタール航空、ターキッシュエアラインズなど世界有数の優良航空会社が集まる地区ですが、フライトによる出張者への負担を考慮すると選定することが賢明です。

今回はヨーロッパを例としてご説明しましたが、訪問先に応じておすすめの経由地や航空会社は異なります。
細かい知識を駆使して、考慮すべきポイントを押さえた手配が良質なプラン作成につながります。
次回は出張者の安全性を担保するためにプロはどのような観点でプラン作成を行なっているのか、紹介していきます。