出張経費が高騰する3つの理由

出張の多い企業にとって、出張経費は悩みの種になりがちです。特に一つ一つの価格が高い海外出張の高騰は顕著です。
この記事においては、出張経費が高騰してしまう3つの原因を取り上げ、その解決法について説明します。

海外出張は不正の温床

実は、海外出張においては従業員による不正が多く発生しています。不当に高い航空券・ホテルを予約や、経費のみを申請する架空の出張など、様々な不正があります。
もし出張規定がない場合は、こうした出張を制限する出張規定をまずは作りましょう。

しかし、出張規定があれば不正な出張が全て無くなるとは限りません。承認者の多くは、出張先におけるホテルや、往復の航空券の適正価格を知りません。
「たまたま繁忙期で近隣のホテルが高騰してしまった」と出張者に言われれば、納得してしまうケースもあるかもしれません。また、あえて航空券の予約を先延ばしにすることで価格を高騰させ、出張者自身が獲得するポイントやマイルを大きくする不正もあります。
こうした不正を管理者が把握することは非常に難しいです。

出張規定の則った手配と「見える化」

出張手配・管理システム「Dr.Travel」では、手配された航空券・ホテル等の詳細内容のみならず、「いつ誰がそのプランを手配申請したか」を示すタイムライン、候補に選ばれなかったプランやキャンセルされたプランの詳細など、ありとあらゆる出張データを一元的に管理します。

また、Dr.Travelでは導入企業様1社1社の出張規定を取り込み、規定に則った手配をオーダーメイドで対応します。
そのため、出張規定に外れたプランは提案されず、出張経費の適正化・削減を実現できます。また繁忙期等の致し方ない理由で出張規定から外れた例外的な対応に関しても、オペレーターによるコメントが付くので承認の手間が大きく削減されます。

分析とFB

出張経費が適切に分析されていないことも出張経費が削減できない原因となります。 例えば、航空券を変更不可の運賃で予約し、キャンセルが相次いでしまっていませんでしょうか。
少し割高でも、最初から変更可能運賃を予約していれば、結果的にキャンセル料を支払うよりも経費を抑えられたかもしれません。同様に、手配の種類ごと、部署ごと、役職ごと、人ごと、それぞれの出張経費を詳細に分析できていないケースがほとんどです。

手配内容の分析とFB反映

Dr.Travelでは、社内全ての出張データを分析し、月ごとの分析結果をオペレーターの手配内容に反映させます。これにより、企業様ごとの出張実績の特徴に合わせたベストな手配を提供します。

価格の上乗せ

海外出張の件数が非常に多い企業様では、すでに旅行代理店に手配の委託をされているかもしれません。
プロの旅行代理店に依頼する場合、手配手数料として1人5,000~20,000円程度を支払うことが相場となっています。
しかし実際に支払っているのは、手配手数料だけではありません。
ほとんどの旅行代理店では、航空券やホテルの原価に対して幾らかの金額を上乗せして価格提示を行っており、見えない形でさらなる手数料を徴収しているのです。

これにより通常の個人消費者向けの予約サイトより非常に高い価格で手配を行うこととなってしまいます。さらに出張者がより安いプランを見つけるために、メタサーチサイト等の各サイトで検索してしまうと、効率の悪い出張手配にさらなる時間を費やしてしまいます。

価格の上乗せは一切なし、相見積もりを無くし、データを一元化

Dr.Travelでは、提供するプランに対して価格の上乗せを一切しないことを約束しています。
手配した価格をそのままお客様に提供し、特別な割引を除いた最安値で航空券・ホテルを提供しています。これによって、無駄な相見積もりを無くし、さらにDr.Travel内で手配データが集約されるような仕組みを作っています。

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